Digitale Zusammenarbeit mit Open-Source-Tools
Wir erfinden das Rad nicht neu
Die KolliCloud bündelt Open-Source-Tools, die wir auf die Bedarfe von Vereinen und Ehrenamtlichen hin ausgewählt haben. Wir überprüfen die Nutzbarkeit ständig im direkten Austausch mit den Menschen, die sie nutzen (wozu auch wir gehören).
Ganz unten findest du ein Einführungsvideo über die KolliCloud
Die Open-Source-Tools der KolliCloud auf einen Blick
Klickt auf die Icons und ihr findet schnell zu euren Tools
Kommunikation
Email, Chat, Video-Meetings...
Organisation
Dateiablage, Kalender, Projekte..
Erweiterte Organisation
Website, Ticketsystem, Zeiterfassung...
Dokumentation
Wiki, Pad
Zukünftige Tools
Mila – Vereinsmitgliederverwaltung leicht gemacht
Kostenlose Open-Source-Software, speziell für kleine und mittlere Vereine.
Selbst-hosting-fähig, mit Fokus auf Usability, DSGVO-Konformität und flexiblen Rollen und Feldern.
Ab Frühling 2026 verfügbar
Hopps – Die smarte Buchhaltung für Vereine
Cloudbasierte, Open-Source-Software speziell für Vereine.
Mit KI-Unterstützung wird Buchhaltung einfacher, effizienter und stressfrei – damit ihr euch auf eure Vereinsziele konzentrieren könnt.
Ab Frühling 2026 verfügbar
Hier findest du eine komplette Liste aller Tools
Kommunikation
Messenger
Element ist ein sicheres, datenschutzfreundliches Chat- und Kollaborationstool – ideal für zivilgesellschaftliche Initiativen, NGOs, Kollektive und engagierte Communitys. Ob Gruppenchat, Dateiablage oder Videokonferenzen: Mit Element behaltet ihr die Kontrolle über eure Kommunikation – Ende-zu-Ende verschlüsselt und unabhängig von kommerziellen Plattformen.
Element basiert auf dem offenen Matrix-Protokoll, ist Open Source und kann auf eigenen Servern betrieben werden – für maximale digitale Souveränität.
Starke Alternative zu: WhatsApp, Signal, Slack oder Discord – aber ohne Datenkraken, Abo-Zwang oder geschlossene Systeme.
Kontakte verwalten
Nextcloud Contacts ist ein zentrales Adressbuch für Teams – ideal für Vereine, Initiativen und gemeinschaftlich organisierte Gruppen, die ihre Mitglieder- oder Ansprechpartnerdaten sicher verwalten möchten. So habt ihr alle wichtigen Kontakte an einem Ort – datenschutzfreundlich und jederzeit verfügbar.
✔️ Zentrale Verwaltung von Mitgliedern, Partnern und Kontakten
✔️ Synchronisation mit Smartphones, Mail-Programmen & Kalendern (via CardDAV)
✔️ Nahtlose Integration in Nextcloud (z. B. mit Kalender & Mail)
✔️ Selbsthosting möglich – volle Kontrolle über eure Daten
Nextcloud Contacts erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass Kontakte aktuell und für alle Beteiligten verfügbar bleiben.
Starke Alternative zu: Google Contacts, Outlook People oder iCloud Kontakte – aber unabhängig, datenschutzkonform und ohne Abo-Kosten
Videokonferenzen
BigBlueButton ist ein datenschutzfreundliches Videokonferenz-Tool – optimal für ehrenamtliche Gruppen, Bildungsinitiativen und selbstorganisierte Netzwerke, die online zusammenarbeiten und sich austauschen möchten. Die Plattform bietet alles, was ihr für interaktive Online-Treffen braucht:
- Breakout-Räume für Arbeitsgruppen
- Präsentationen direkt einbinden
- Bildschirm teilen
- Umfragen erstellen – live und anonym
BigBlueButton ist Open Source, läuft im Browser und kann selbst gehostet werden – ganz ohne Abhängigkeit von Zoom, Teams oder Google Meet.
Ideale Alternative zu: Zoom, Jitsi, MS Teams oder Google Meet – aber datenschutzkonform, ohne Nutzer-Tracking und perfekt für kollaboratives Arbeiten.
Mails verwalten
Nextcloud Mail ist ein benutzerfreundiger Webmail-Client – ideal für Vereine, Initiativen und selbstorganisierte Gruppen, die ihre E-Mails sicher, zentral und datenschutzfreundlich verwalten möchten. Damit bündelt ihr eure gesamte Kommunikation direkt in eurer Nextcloud-Umgebung.
- E-Mail-Verwaltung im Browser – ohne externe Anbieter
- Unterstützt mehrere Postfächer und Identitäten
- Nahtlose Integration mit Nextcloud Contacts, Kalender & Dateien
- Selbsthosting möglich – volle Kontrolle über Kommunikation und Daten
Nextcloud Mail macht Teamkommunikation einfacher und hält alles an einem Ort – ideal für Gruppen, die Transparenz und Datensicherheit schätzen.
Starke Alternative zu: Gmail, Outlook Web oder Proton Mail – aber unabhängig, werbefrei und komplett unter eigener Kontrolle.
Organisation
Dateiablage
Nextcloud ist eine sichere, selbsthostbare Cloud-Lösung – ideal für Vereine, gemeinnützige Gruppen und basisdemokratische Organisationen, die Dateien teilen, gemeinsam arbeiten und ihre Kommunikation schützen wollen.
Mit Funktionen wie
- Dateifreigabe
- Kalender
- Online-Textbearbeitung
- und Videokonferenzen
Nextcloud ist Open Source, modular erweiterbar und lässt sich leicht an eure Bedürfnisse anpassen – ob im kleinen Team oder für größere Strukturen.
Starke Alternative zu: Google Workspace, Dropbox, Microsoft 365 – aber datenschutzkonform, unabhängig und kostenlos nutzbar.
Kalender
Nextcloud Kalender ist ein praktisches, datenschutzfreundliches Tool für Vereine, Initiativen und selbstorganisierte Gruppen, um Termine zu planen und gemeinsam zu koordinieren. Ihr könnt Meetings, Veranstaltungen oder Arbeitsgruppen einfach erstellen, teilen und verwalten – alles direkt in der Nextcloud-Umgebung.
- Einfache Terminplanung und -verwaltung
- Gemeinsame Kalender für Teamkoordination und Projektplanung
- Benachrichtigungen und Erinnerungen für wichtige Termine
- Integration mit anderen Nextcloud-Tools wie Aufgaben oder Kontakte
Der Nextcloud Kalender läuft direkt im Browser und lässt sich auf euren eigenen Servern hosten – für volle Kontrolle über eure Daten und Arbeitsabläufe.
Ideale Alternative zu: Google Kalender, Outlook oder Apple Calendar – aber ohne die Sorge um Datenschutz und Datenweitergabe.
Projektmanagement (Wekan)
Wekan ist ein Open-Source-Kanban-Board – ideal für Vereine, Initiativen und selbstorganisierte Teams, die ihre Aufgaben transparent organisieren und Projekte gemeinsam strukturieren möchten. Mit Wekan behaltet ihr den Überblick über To-Dos, Fortschritte und Verantwortlichkeiten – übersichtlich auf einem digitalen Board.
✔️ Einfache Aufgabenverwaltung mit Karten und Listen
✔️ Gemeinsame Boards für Teams und Arbeitsgruppen
✔️ Drag & Drop für schnelle Priorisierung
✔️ Selbsthosting möglich – volle Datenkontrolle und unabhängig von Drittanbietern
Wekan läuft im Browser, ist leicht verständlich und fördert transparente Zusammenarbeit – perfekt für ehrenamtliche Strukturen.
Starke Alternative zu: Trello, Asana oder Jira – aber datenschutzfreundlich, unabhängig und ohne Abo-Kosten.
Terminumfragen
Rallly ist ein einfaches, datenschutzfreundliches Tool zur Terminfindung – perfekt für Teams und selbstorganisierte Gruppen. Ihr könnt damit schnell Umfragen erstellen, um gemeinsame Termine zu finden, ganz ohne Registrierung. Ideal für
- Plena
- Treffen
- oder Arbeitsgruppen.
Rallly ist Open Source, läuft im Browser und legt Wert auf einfache Bedienung und Privatsphäre – keine Werbung, keine Tracker.
Gute Alternative zu: Doodle, Nuudel, Dudle – aber ohne nervige Einschränkungen oder Datenweitergabe.
Whiteboard
Excalidraw ist ein kollaboratives Whiteboard-Tool – ideal für Vereine, Initiativen und selbstorganisierte Teams, die gemeinsam Ideen entwickeln, Workshops gestalten oder Konzepte visualisieren möchten. Es kombiniert die Einfachheit von handgezeichneten Skizzen mit den Vorteilen digitaler Zusammenarbeit.
✔️ Gemeinsames Zeichnen in Echtzeit
✔️ Intuitive Bedienung – wie auf Papier skizzieren
✔️ Einbindung von Text, Formen & Bildern
✔️ Selbsthosting möglich – volle Kontrolle über eure Daten
Excalidraw ist Open Source, läuft direkt im Browser und eignet sich perfekt für Brainstormings, Pläne oder visuelle Protokolle.
Starke Alternative zu: Miro, Mural oder Microsoft Whiteboard – aber unabhängig, datenschutzfreundlich und kostenlos.
Dokumentenbearbeitung
OnlyOffice ist eine Open-Source-Alternative zu Microsoft Office – perfekt für Vereine, Kollektive und selbstorganisierte Gruppen, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten und ihre Daten sicher verwalten möchten. Mit OnlyOffice könnt ihr Textdokumente, Tabellen und Präsentationen erstellen, bearbeiten und teilen – alles in Echtzeit und direkt im Browser.
- Vollständige Office-Suite (Dokumente, Tabellen, Präsentationen)
- Echtzeit-Kollaboration an Dateien
- Nahtlose Integration mit Nextcloud, ownCloud und anderen Plattformen
- Datenschutz – vollständig selbst gehostet und ohne Abhängigkeit von kommerziellen Anbietern
Starke Alternative zu: Google Docs, Microsoft 365 oder LibreOffice Online – aber ohne Datenkraken und mit voller Kontrolle über eure Daten.
Projektmanagement (Vikunja)
Vikunja ist ein selbsthostbares Aufgaben- und Projektmanagement-Tool – perfekt für ehrenamtliche Organisationen und gemeinnützige Teams, die gemeinsam den Überblick behalten wollen. Ob
- To-Do-Listen
- Projektplanung
- Teamkoordination
Mit Vikunja organisiert ihr eure Arbeit strukturiert, übersichtlich und ohne Abhängigkeit von kommerziellen Diensten.
Vikunja ist Open Source, läuft im Browser oder als App und kann selbst gehostet werden – für volle Kontrolle über eure Daten und Arbeitsweise.
Gute Alternative zu: Trello, Asana, Todoist oder Microsoft Planner – aber ohne Werbung, Abo-Zwang oder Datenweitergabe.
Passwortmanager
Vaultwarden ist ein schlanker, selbsthostbarer Passwort-Manager – ideal für gemeinnützige Organisationen, Aktivengruppen und selbstorganisierte Teams, die ihre Zugangsdaten sicher verwalten wollen. Als leichtgewichtige Alternative zur Bitwarden-Server-Variante bietet Vaultwarden volle Kontrolle – ganz ohne Cloud-Zwang.
- Zentrale Verwaltung von Passwörtern, Logins & sicheren Notizen
- Zugriff für mehrere Nutzer:innen – ideal für Teams
- Webinterface, Browser-Plugins & Mobile Apps nutzbar
- Selbsthosting-fähig – minimaler Ressourcenbedarf, maximale Datensouveränität
Vaultwarden ist Open Source und lässt sich einfach auf kleinem Webspace oder Server betreiben – perfekt für Gruppen, die digitale Sicherheit ernst nehmen.
Gute Alternative zu: Bitwarden (Cloud), 1Password, LastPass – aber unabhängig, kostenlos und datenschutzfreundlich.
Erweiterte Organisation
Vereinshomepage
WordPress ist das weltweit meistgenutzte Open-Source-CMS – ideal für Vereine, Initiativen, solidarische Projekte und selbstverwaltete Gruppen, die eine eigene Website brauchen. Egal ob
- Blog
- Landingpage
- oder Vereinshomepage
Mit WordPress könnt ihr Inhalte einfach erstellen und verwalten – ganz ohne Programmierkenntnisse.
WordPress ist flexibel erweiterbar, läuft auf fast jedem Webspace und gibt euch volle Kontrolle über Design, Funktionen und Datenschutz.
Erprobte Alternative zu: Wix, Jimdo, Squarespace oder Medium – aber unabhängig, kostenlos und anpassbar nach euren Bedürfnissen.
Support- und Feedbacksystem
Zammad ist ein Open-Source-Ticket-System – ideal für Vereine, gemeinnützige Organisationen und selbstorganisierte Gruppen, die ihre Kommunikation und Anfragen effizient verwalten möchten. Mit Zammad behaltet ihr den Überblick über Supportanfragen, Feedback oder interne Aufgaben, und könnt diese direkt bearbeiten oder an die richtigen Personen weiterleiten.
- Ticket-Management für Supportanfragen und Aufgaben
- Mehrere Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat, soziale Medien)
- Team-Zusammenarbeit mit verschiedenen Rollen und Rechten
- Benutzerfreundliche Oberfläche für einfache Nutzung und schnelle Bearbeitung
Zammad lässt sich selbst hosten und bietet vollständige Kontrolle über eure Daten und Arbeitsprozesse – ohne Abhängigkeit von kommerziellen Anbietern.
Gute Alternative zu: Zendesk, Freshdesk, Jira Service Desk – aber unabhängig, datenschutzfreundlich und ohne monatliche Gebühren.
Ticket-System
Pretix ist ein leistungsstarkes Open-Source-Ticket-System – ideal für Vereine, Kulturprojekte, Initiativen und selbstorganisierte Veranstaltungen, die ihre Tickets selbst verwalten wollen. Ob Workshop, Konzert oder Festival: Mit Pretix verkauft und verwaltet ihr Eintrittskarten professionell, flexibel und datenschutzfreundlich.
- Online-Ticketverkauf mit individuellem Design
- Einlasskontrolle mit Scanner-App
- Flexible Preisgestaltung, Rabatte und Gutscheine
- Selbsthosting möglich – volle Kontrolle über Daten und Einnahmen
Pretix läuft im Browser, lässt sich leicht anpassen und unterstützt auch komplexe Veranstaltungsformate mit mehreren Terminen oder Plätzen.
Starke Alternative zu: Eventbrite, Ticketino oder Eventfrog – aber unabhängig, werbefrei und besonders gut für nichtkommerzielle Events geeignet.
Zeiterfassung
Kimai ist ein webbasiertes Zeiterfassungstool – ideal für Vereine und selbstorganisierte Gruppen. Ihr könnt damit Arbeitszeiten projektbezogen erfassen, Auswertungen erstellen und den Einsatz eurer Ressourcen transparent machen. Besonders hilfreich für Nachweise bei Förderungen oder zur besseren Aufgabenverteilung.
Kimai ist Open Source, läuft im Browser und lässt sich flexibel an eure Bedürfnisse anpassen – ganz ohne Abo-Kosten.
Gute Alternative zu: Toggl, Clockify, Harvest – aber selbst gehostet, datenschutzfreundlich und unabhängig.
Dokumentation
Pad
HedgeDoc ist ein kollaborativer Markdown-Editor – ideal für Initiativen, Vereine und selbstorganisierte Teams, die gemeinsam Texte, Protokolle oder Konzepte erarbeiten wollen. Alles läuft direkt im Browser, sodass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können – ganz ohne komplizierte Tools.
✔️ Gemeinsames Schreiben in Echtzeit
✔️ Markdown-Unterstützung für klare, strukturierte Texte
✔️ Einfache Einbindung von Medien, Diagrammen & Präsentationen
✔️ Selbsthosting möglich – volle Datenkontrolle und Privatsphäre
HedgeDoc ist Open Source, leicht zu bedienen und perfekt für transparente Zusammenarbeit in Gruppen.
Starke Alternative zu: Google Docs, Etherpad oder HackMD – aber unabhängig, datenschutzfreundlich und werbefrei.
Wissensdatenbank
Nextcloud Collectives ist ein kollaboratives Wissensmanagement-Tool – ideal für Vereine, Initiativen und gemeinschaftlich organisierte Gruppen, die ihr Wissen, Dokumente und Prozesse an einem zentralen Ort sammeln und pflegen wollen. Damit schafft ihr ein gemeinsames Nachschlagewerk, das jederzeit im Browser oder per App erreichbar ist.
✔️ Wikis und Dokumentationen gemeinsam erstellen
✔️ Strukturierte Inhalte mit Seiten und Unterseiten
✔️ Nahtlose Integration in Nextcloud (Dateien, Kalender, Aufgaben)
✔️ Selbsthosting möglich – volle Kontrolle über Wissen und Daten
Collectives macht Gruppenwissen langfristig zugänglich und fördert Transparenz in Teams und Projekten.
Starke Alternative zu: Confluence, Notion oder MediaWiki – aber unabhängig, datenschutzfreundlich und ohne Abo-Kosten.
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